آموزش تکنیکهای کاربردی راجع به جداول در اکسل – راهنمای گام به گام و تصویری

یکی از شیوه‌های نمایش داده‌های مرتبط با هم (جداول در اکسل) ، استفاده از جدول است. ابزارهای متنوعی برای رسم جدول وجود دارد که نرم‌افزار اکسل یکی از این ابزارهاست.  این مقاله از مجله دهکده جهانی دانش و مهارت را به آموزش تکنیک‌های کاربردی اکسل از جمله ساخت جداول در اکسل، نحوه مرتب کردن جداول، چگونگی فیلتر کردن آنها، انتخاب سبک‌های مختلف برای جداول و همچنین ترکیب و ادغام جداول اختصاص داده‌ایم.

چگونه در اکسل جدول بسازیم

برای ایجاد جدول در اکسل مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید:

 1 – ابتدا بر روی یکی از سلول‌ها داخل مجموعه داده کلیک کنید.

2 – از قسمت تبInsert بر روی Table کلیک کنیدیا به سادگی Ctrl + T را فشار دهید. کادر محاوره‌ای Create Table ظاهر می‌شود.

3 – خود برنامه اکسل به طور خودکار داده‌ها را برای شما انتخاب می‌کند. در این قسمت تیک گزینه My table has headers را بزنید و سپس دکمه OK را کلیک کنید.

4 – در نتیجه این مراحل، اکسل یک جدول با فرمت زیبا برای شما ایجاد می‌کند.

نحوه مرتب‌سازی (Sort) جداول در اکسل

به عنوان مثال برای مرتب‌سازی بر اساس فیلد نام خانوادگی (Last Name) و فیلد فروش (Sales)، مراحل زیر را انجام دهید:

1. ابتدا روی فلش کنار فیلد Sales کلیک کرده و سپس بر روی Sort Smallest to Largest کلیک کنید.
2. سپس روی فلش کنار فیلد نام خانوادگی (Last Name) کلیک کرده و مرتب‌سازی A به Z را انتخاب کنید.

روش انجام فیلتر (Filter) جداول در اکسل

 برای فیلتر کردن جدول در اکسل، مراحل زیر را انجام دهید:

1. روی فلش کنار فیلد کشور(Country) کلیک کرده و سپس مقدار USA را علامت بزنید. این کار را می‌توانید برای فیلدهای دیگر جدولتان تکرار کنید.

چگونگی نمایش مجموع ردیف (Total Row) در انتهای جداول اکسل

برای نمایش یک مجموع ردیف در انتهای جدول اکسل، مراحل زیر را انجام دهید:

1 – ابتدا یک سلول از جدول را انتخاب کنید و سپس از قسمت Table Design و گروه Table Style Option، Total Row  را انتخاب کنیدیا Ctrl + Shift + T  را فشار دهید.

2 – برای محاسبه کل (میانگین، تعداد، حداکثر، حداقل، مجموع و غیره) یک ستون، روی هر سلول در ردیف آخر کلیک کنید.به عنوان مثال، می‌توانید مجموع ستون فروش را محاسبه کنید.

توجه کنید که در نوار فرمول چگونه اکسل از تابع SUBTOTAL برای محاسبه مجموع استفاده می‌کند. اگر از تابع SUBTOTAL استفاده کنید، عدد 109 آرگومان ورودی Sum است. اکسل از این تابع به جای تابع استاندارد SUM برای محاسبه صحیح مجموع جداول فیلتر شده استفاده می‌کند.

استفاده از نام جدول (Table Name)

هر جدول یک نام منحصر به فرد دارد. شما  می‌توانید از این نام در فرمول‌ها استفاده کنید و در صورت تمایل می‌توانید نام جدول را ویرایش کنید.

• ابتدا یک سلول داخل جدول را انتخاب کنید، در ادامه در تب Table Design در گروه Properties می‌بینیم که Table1 نام این جدول است.

به عنوان مثال، در تصویر زیر از نام جدول در فرمول‌ استفاده شده است. فرمول به جدول 1 اشاره دارد و تعداد کل رکوردها را می‌شمارد.

چگونگی گسترش خودکار جدول (AutoExpansion)

 جداول در اکسل هنگام افزودن سطر یا ستون جدید به طور خودکار گسترش می‌یابند، این ویژگی گسترش خودکار جدول در اکسل شگفت انگیز است. برای این کار:

• ابتدا یک سلول از جدول را انتخاب کنید.
• Ctrl + Shift + T  را فشار دهید تا به سرعت کل ردیف حذف شود.
• سلول A16 را انتخاب کنید و کلمهBrown را تایپ کنید (اکسل به طور خودکار این ردیف جدید را برای شما قالب بندی می‌کند).

نتیجه گیری: این سطر جدید به طور خودکار بخشی از جدول است. تمام فرمول‌های ارجاع به جدول 1 به طور خودکار به روز می‌شوند به سلول G2 توجه کنید! مجموع رکوردها به عدد 15 تغییر پیدا کرده است.

انتخاب سبک و استایل جدول (Table Styles)

 با انتخاب Table Styles، محدوده ای از سلول‌ها را به سرعت قالب بندی کنید. شما همچنین می‌توانید سبک خاص خود را برای جدول ایجاد کنید. با انتخاب cell style، یک سلول را به سرعت قالب بندی کنید.

• روی هر سلول منفرد داخل مجموعه داده کلیک کنید.

• از تب Home، در گروه Styles، روی Format as Table کلیک کنید.

• Table styles را انتخاب کنید.

به این نکته توجه کنید که می‌توانید روی New Table Style کلیک کنید تا سبک جدول خود را ایجاد کنید یا می‌توانید روی یک سبک جدول کلیک راست کرده و روی Duplicate کلیک کنید تا یک سبک جدول جدید، شبیه به یک جدول موجود ایجاد کنید. تغییر سبک جدول سفارشی، تمام جداول یک ورک بوک (workbook) که از آن سبک جدول استفاده می‌کنند را تحت تأثیر قرار می‌دهد. این کار می‌تواند زمان زیادی را ذخیره کند.

• اکسل به طور خودکار داده ها را برای شما انتخاب می‌کندتیک گزینه My table has headers را بزنید و روی OK کلیک کنید.

این یک روش دیگر برای ایجاد جدول می‌باشد.

شما می توانید سبک (style) جدول را در هر زمان تغییر دهید.

• ابتدا یک سلول داخل جدول را انتخاب کنید و سپس در تب Table Design، در گروه Table Styles، روی یک سبک (style) جدول کلیک کنید (موس را روی یک سبک نگه دارید تا یک پیش نمایش زنده را ببینید).

نتیجه.یک سبک بصری متفاوت خواهد بود.

نحوه ادغام جداول (Merge Tables) در اکسل

شما می‌توانید از جداول و تابع VLOOKUP در اکسل برای ادغام سریع دو جدول استفاده کنید. این ترفند اکسل شما را وارد مرحله جدیدی می‌کند. هدف ما ایجاد یک جدول است که شامل لیستی از شهرها، کشورها و کد کشورها باشد.

ابتدا دو جدول را به این ترتیب وارد کنید:

• سلولی را در محدوده جدول اول انتخاب کنید.
• از قسمت تب Insert، و گروه Tables، روی Table کلیک کنید.

• اکسل به طور خودکار داده ها را برای شما انتخاب می‌کند.

• سپس روی OK کلیک کنید.
• این مراحل را برای محدوده جدول دوم تکرار کنید.

 نتیجه تا این لحظه به این شکل خواهد بود:

و حالا می‌رسیم به مهم‌ترین قسمت یعنی ادغام جداول در اکسل:

• سلول C2 را انتخاب کرده و  =VLOOKUP(وارد کنید.
• اولین آرگومان را با انتخاب سلول  B2وارد کنید.اکسل این مرجع سلول را با [@Country] جایگزین می‌کند زیرا ما در اینجا با جداول و فیلدهای جدول سر و کار داریم.به این موضوع مرجع ساختاریافته (structured reference) می‌گویند.
• با انتخاب محدوده E2:F6 آرگومان دوم را وارد کنید.
• اکسل این مرجع محدوده را با جدول 2 جایگزین می‌کند.

• برای آرگومان سوم از 2 استفاده کنید زیرا کدها در ستون دوم جدول که با کادر قرمز مشخص شده قرار دارند.
• از FALSE برای آرگومان چهارم برای یافتن تطابق دقیق استفاده کنید. اگر می‌خواهید مطابقت تقریبی داشته باشید، می‌توانید TRUE یا اگر تطبیق دقیق مقدار بازگشتی را می‌خواهید، FALSE را تعیین کنید.اگر چیزی را مشخص نکنید، مقدار پیش‌فرض همیشه TRUE یا مطابقت تقریبی خواهد بود.

• سپس enter بزنید و نتیجه اکسل را ببینید.

توجه کنید که اکسل به طور خودکار تابع VLOOKUP را در سلول های دیگر کپی می‌کند و این کار باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود.

به عنوان مثال یک شهر و کشور جدید را به جدول اضافه کنید سپس خواهید دید که اکسل به طور خودکار کد کشور مربوطه را برای شما جستجو می‌کند!. همانطور که در تصویر پایین می‌بینید با اضافه کردن شهر Chicago و کشور United States، اکسل به طور خودکار کد US را جستجو کرد و پر می‌کند.

خلاصه و جمع‌بندی

در این مقاله از مجله دهکده جهانی دانش و مهارت، به اختصار و بصورت تصویری چگونگی ایجاد جدول در نرم‌افزار اکسل، نحوه مرتب‌سازی و فیلتر کردن جداول در اکسل را یاد گرفتیم. سپس چگونگی نمایش مجموع ردیف در اکسل، نحوه نام گذاری جداول، تغییر استایل و سبک جداول در اکسل توضیح داده شد. در نهایت دو مبحث مهم نحوه گسترش خودکار جداول در اکسل و چگونگی ادغام جداول بصورت مرحله به مرحله آموزش داده شد. کلام آخر اینکه اکسل یکی از مهم ترین نرم افزارهای دوره ICDL می‌باشد که دهکده جهانی دانش و مهارت اقدام به برگزاری این دوره می‌کند شما می توانید با شرکت در این دوره  مدرک معتبر آن را دریافت کنید.

“رباب سعادت‌دوست” دکتری سیستم‌های اطلاعاتی دارد. از علاقه‌مندی‌های او مطالعات کیفی، تکنولوژی‌های آموزش آنلاین و علم داده می‌باشد. و در حال حاضر نوشتارهای مربوط به حوزه فناوری اطلاعات را در مجله دهکده جهانی دانش و مهارت تهیه می‌کند.